Ai găsit un job? Iată ce acte trebuie să conțină dosarul de angajare

Procesul de angajare a unui salariat în România implică mai multe etape esențiale, reglementate de legislația muncii actualizată (inclusiv prin HG nr. 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților – REGES-ONLINE).

Înainte de încheierea efectivă a contractului individual de muncă (CIM), viitorul salariat trebuie să pună la dispoziția angajatorului o serie de documente justificative, care vor sta la baza dosarului personal.

Etapele cronologice ale angajării sunt, în mod obișnuit, următoarele:

1. Prezentarea actelor necesare pentru angajare de către candidat.
2. Semnarea contractului individual de muncă.
3. Înmanarea unui exemplar original al contractului către salariat.
4. Înregistrarea contractului în registrul general de evidență a salariaților (prin intermediul sistemului REGES-ONLINE).
5. Începerea efectivă a activității salariatului.

Conform prevederilor HG 295/2025 (art. 8), fiecare angajator are obligația legală de a întocmi și menține un dosar personal pentru fiecare salariat încadrat cu contract individual de muncă. Acest dosar trebuie păstrat în condiții bune, fie la sediul principal al angajatorului, fie la sediul secundar (dacă acolo a fost delegată competența de încadrare a personalului). Dosarul trebuie prezentat inspectorilor de muncă ori de câte ori aceștia îl solicită în cadrul unui control.

Important: HG 295/2025 prevede posibilitatea (și în anumite condiții obligația) ca dosarul să fie întocmit și în format electronic, cu respectarea regulilor de arhivare electronică și protecție a datelor cu caracter personal (GDPR).

Dosarul personal reprezintă evidența completă a relației de muncă și include cel puțin următoarele categorii de documente (conform art. 8 alin. (3) din HG 295/2025 și practicii consolidate):

• Actele necesare angajării: copii după actele de identitate (CI/pașaport), copii după actele de studii și calificări/formare profesională, copie după permisul de conducere (dacă postul o impune), formularul de candidatură (inclusiv CV), fișa de aptitudini medicală emisă de medicul de medicina muncii cu mențiunea „apt de angajare“, fișa de instruire inițială privind securitatea și sănătatea în muncă, certificat de cazier judiciar (când este cerut de lege sau natura postului), recomandări/caracterizări de la foști angajatori (după caz), avizul de angajare pentru cetățeni străini non-UE.
• Contractul individual de muncă (original sau copie legalizată) și fișa postului.
• Toate actele adiționale care modifică elemente ale contractului (salariu, funcție, durata, program etc.).
• Deciziile angajatorului privind modificarea, suspendarea sau încetarea contractului individual de muncă.
• Dovada primirii de către salariat a unui exemplar din regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil.
• Documentele legate de evaluarea performanțelor profesionale.
• Actele referitoare la formarea profesională urmată de salariat.
• Plângerile formulate de salariat și răspunsurile/rezolvările date de angajator.
• Evidența concediilor de odihnă și a altor tipuri de concedii (medical, fără plată etc.).
• Copie după carnetul de muncă sau orice alt document care atestă vechimea în muncă (adeverințe etc.).
• Orice alte documente care contribuie la certificarea legalității raporturilor de muncă și la completarea corectă a evidențelor (inclusiv REGES-ONLINE).

Astfel, dosarul personal nu este doar o formalitate administrativă, ci un instrument esențial care demonstrează conformitatea cu legislația muncii, protejează atât angajatorul, cât și salariatul și facilitează controalele ITM. Recomandăm actualizarea permanentă a acestuia pe parcursul întregii relații de muncă și respectarea strictă a prevederilor GDPR privind prelucrarea datelor cu caracter personal conținute în dosar.